Générer les tâches de conformité et les échéances d'un client

Activez un service pour un client et laissez le système créer les tâches datées de production et de paiement que le client doit.

À qui s'adresse ce guide : les gestionnaires qui mettent en place les productions récurrentes et les échéances d'un client.

Pourquoi c'est important : activer un service déclare ce que le client doit; les tâches datées et leurs échéances découlent automatiquement des règles fiscales. Voir comprendre les services et la génération des tâches et comprendre les échéances fiscales.

Avant de commencer#

• Le client doit déjà exister dans le système.
• Assurez-vous d'abord que les renseignements du client qui déterminent les échéances sont exacts, en particulier la fin d'exercice et, pour les sociétés de personnes, la composition des associés. Ce sont eux qui déterminent les dates générées. Si le client n'a pas de fin d'exercice enregistrée, le 31 décembre est utilisé.
• Pour le service des retenues à la source (DAS), la fréquence que vous choisissez correspond à la catégorie de versement du client : mensuelle pour un auteur de versements régulier, trimestrielle pour un petit employeur, deux fois par mois ou hebdomadaire pour les seuils accélérés, et annuelle pour l'auteur de versements annuel de Revenu Québec. Chaque catégorie a son propre calendrier de remises. Les seuils en dollars qui déterminent la catégorie d'un client relèvent de votre jugement; le système ne les applique pas.

Étapes#

1. Ouvrez le client que vous voulez configurer.
2. Allez à l'onglet Services du client.
3. Activez le service que le client doit recevoir.
4. Le système crée les tâches de production (et une tâche de paiement distincte lorsque la date de paiement diffère de la date de production) pour les périodes à venir du service : l'occurrence courante pour une production annuelle, les deux prochains trimestres pour une production trimestrielle, les trois prochains mois pour une production mensuelle. À l'approche de chaque période future, sa tâche apparaît automatiquement pendant la nuit; vous n'avez jamais besoin de générer d'avance. Chaque tâche reçoit une date d'échéance calculée pour l'obligation, puis reportée si elle tombe une fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'agence à qui appartient l'obligation.
5. Les services de tenue de livres peuvent aussi être hebdomadaires ou aux deux semaines. Leurs tâches sont générées sur une courte fenêtre glissante de périodes semblables aux périodes de paie, comme la paie, et leur échéance est une cadence interne, pas une date légale : chaque période est due un nombre fixe de jours après la fin de la période. Le décalage se règle par client dans l'onglet Services (de 1 à 30 jours; 5 par défaut, soit le vendredi de la semaine suivante), et le modifier régénère immédiatement les tâches ouvertes du service.
6. Sur un service, vous pouvez aussi définir une règle permanente de date limite bureau : un nombre de jours avant la date légale (de 1 à 365). Chaque tâche générée porte alors une date bureau, une simple soustraction de calendrier depuis sa date légale, et cette date bureau devient la date de travail affichée, triée, mise en rouge en cas de retard et comptée partout (grille, Suivi, tableau de bord, courriels de rappel), la date légale restant visible à côté. Modifier ou retirer la règle met à jour immédiatement les tâches ouvertes du service. La définir exige le droit de date limite bureau (propriétaires et gestionnaires par défaut), et une date limite bureau ne peut jamais être après la date légale.
7. Les nouvelles tâches apparaissent dans votre liste de tâches. Chacune démarre au statut « En attente » et est assignée au responsable du service, la personne définie pour ce service dans l'onglet Services du client; si le service n'a pas de responsable, les tâches sont créées sans assignation. La liste affiche le travail en cours dont l'échéance tombe dans l'horizon sélectionné (un mois par défaut); élargissez le filtre de date d'échéance pour voir les instances générées plus loin dans le temps.

En cas de problème#

• Une échéance qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié reconnu est reportée au jour ouvrable suivant, et c'est la date reportée que vous voyez. Chaque échéance suit le calendrier des jours fériés de l'agence à laquelle elle appartient : les échéances fédérales suivent la liste de l'ARC, les échéances québécoises celle de Revenu Québec, et une échéance partagée par les deux agences n'est reportée que lorsque les deux sont fermées.
• Une date limite bureau n'est pas reportée pour les fins de semaine ni les jours fériés : c'est la date légale moins le décalage, un simple calcul de calendrier. Seule la date légale est ajustée au jour ouvrable.
• Activer un service ne crée jamais de tâches pour des périodes déjà terminées. Pour rattraper une production ou une remise passée encore due, créez-la depuis la page Tâches : choisissez « Tâche de service (période passée) », puis sélectionnez le client, le service et les périodes passées dont vous avez besoin (jusqu'à cinq ans en arrière); les dates d'échéance sont calculées pour vous.
• Désactiver un service supprime ses tâches futures non terminées. Les tâches déjà complétées sont conservées comme historique.
• Si vous modifiez plus tard la fin d'exercice du client ou la composition des associés, le client est marqué pour recalcul et ces tâches sont régénérées en conséquence.
• Si vous changez plus tard le responsable d'un service, toutes les tâches ouvertes (pas encore terminées) de ce service passent à la nouvelle personne, y compris les tâches qui avaient été réassignées à la main, et le nouveau responsable reçoit une seule notification récapitulative (à moins d'avoir désactivé les notifications d'assignation). Les tâches terminées conservent leur historique.
• Réactiver ou régénérer le même service ne crée pas de tâches en double. Les périodes qui existent déjà sont laissées telles quelles.

Limites#

• Seules les tâches à venir existent : la prochaine occurrence d'une production annuelle, les deux prochains trimestres, les trois prochains mois (la paie et la tenue de livres hebdomadaire ou aux deux semaines conservent leurs propres fenêtres courtes). Les tâches futures apparaissent automatiquement à l'approche de leur période. Les périodes passées ne sont créées que par vous, délibérément, depuis la page Tâches.
• Les tâches ponctuelles (personnalisées) ne sont jamais créées par ce processus. Elles sont créées à la main.
• Le décalage d'échéance de tenue de livres accepte de 1 à 30 jours; le décalage de date limite bureau accepte de 1 à 365 jours. La règle de date limite bureau (et la date ponctuelle définissable sur la tâche elle-même) exige le droit de date limite bureau, détenu par défaut par les propriétaires et gestionnaires.