Poser une question à l'assistant IA

Posez à l'assistant intégré des questions sur le travail de votre cabinet, et approuvez tout changement qu'il propose avant qu'il ne se produise.

À qui s'adresse ce guide : tout membre du personnel du cabinet qui utilise l'assistant IA.

Étapes#

1. Ouvrez le panneau de l'assistant et tapez votre question sur les clients, les tâches ou les échéances de votre cabinet. Vous pouvez aussi demander des synthèses à l'échelle du cabinet (comment se porte le cabinet, qui est surchargé, quels clients sont à risque ou le volume d'échéances à venir) et poser des questions sur des sujets de comptabilité québécoise couverts par la base de connaissances intégrée. (L'assistant ne couvre pas la facturation client : il ne peut pas répondre aux questions sur les factures ou les comptes clients de votre cabinet.)
2. Pour poser une question sur un document, cliquez sur le trombone et choisissez le fichier, soit un PDF ou une image (JPEG, PNG ou WebP), jusqu'à 10 MB par fichier et 3 fichiers par message. Chaque fichier apparaît comme une pastille au-dessus de la zone de message; cliquez sur son ✕ pour le retirer avant l'envoi. L'assistant lit le fichier lui-même, et celui-ci reste disponible pour vos questions de suivi dans la même conversation.
3. Pour dicter votre question au lieu de la taper (si l'entrée vocale est activée pour votre cabinet), cliquez sur le bouton du microphone et parlez. Un minuteur s'affiche pendant l'enregistrement; cliquez sur arrêter quand vous avez terminé, et l'enregistrement s'arrête de lui-même après 2 minutes. Vos paroles sont transcrites dans la zone de message : relisez la transcription, corrigez ce que la transcription a mal saisi (les noms et les montants méritent une vérification), puis envoyez le message comme d'habitude. L'enregistrement lui-même n'est jamais conservé, et le message est traité exactement comme un message tapé.
4. La réponse s'affiche progressivement à l'écran pendant que l'assistant travaille. Il n'utilise jamais que les données de votre propre cabinet, et seulement les parties que votre rôle est autorisé à voir. Un document que vous joignez n'est visible que par vous : personne d'autre dans votre cabinet ne peut le voir, et il est supprimé en même temps que la conversation.
5. Si votre question implique un changement (par exemple, mettre à jour le statut d'une tâche, consigner une entrée de temps, modifier un champ client, activer un service pour un client ou mettre à jour plusieurs tâches à la fois), l'assistant n'effectue pas le changement de lui-même. Il vous montre une proposition décrivant exactement ce qu'il fera, et pour un changement en lot, il liste chaque tâche qu'il touchera.
6. Examinez l'action proposée, puis approuvez-la pour exécuter le changement ou annulez-la pour l'abandonner. Rien ne change tant que vous n'approuvez pas.

Utiliser l'assistant sur WhatsApp#

L'accès WhatsApp peut ne pas être encore offert : il est en cours de déploiement, doit être activé pour votre cabinet par son propriétaire et n'est inclus qu'avec certains forfaits. Si les messages envoyés à l'assistant restent sans réponse, il n'est pas encore activé pour vous.

1. Gestionnaires : dans la page Équipe, entrez le numéro WhatsApp personnel du membre du personnel dans le champ Numéro WhatsApp de sa ligne et enregistrez. Le badge affiche « En attente de confirmation » jusqu'à ce que le membre confirme. Entrer un numéro déjà utilisé où que ce soit est refusé. Changer un numéro plus tard le remet en attente.
2. Membre du personnel : envoyez n'importe quel message WhatsApp au numéro de l'assistant du cabinet. Il répond en vous demandant de confirmer; répondez OUI (ou YES). Cette réponse unique lie votre numéro : rien au sujet du cabinet n'est communiqué avant.
3. À partir de là, écrivez à l'assistant comme dans l'application : posez des questions, envoyez une photo ou un PDF d'un document, ou envoyez une note vocale. La réponse à une note vocale commence par une ligne « 📝 » montrant ce que l'assistant a compris; vérifiez-y les noms et les montants. Vous obtenez les mêmes réponses que dans l'application, limitées à ce que votre rôle peut voir.
4. Si l'assistant propose un changement, il envoie un message décrivant exactement ce qu'il fera, avec les boutons Confirmer et Annuler. Touchez Confirmer pour l'exécuter ou Annuler pour l'abandonner; mêmes règles que dans l'application : un seul usage, et la proposition expire après 30 minutes.
5. Pour délier un numéro : retirez-le vous-même depuis votre page de profil (Paramètres → Profil), ou demandez à un gestionnaire de le retirer dans la page Équipe. Les comptes désactivés sont déliés automatiquement.

En cas de problème#

• L'assistant n'est pas offert avec votre forfait. L'assistant fait partie de certains forfaits seulement. Si le forfait de votre cabinet ne l'inclut pas, vous ne pourrez pas l'utiliser.
• Un fichier est refusé. Seuls les fichiers PDF, JPEG, PNG et WebP d'au plus 10 MB chacun sont acceptés, à raison d'au plus 3 par message (20 MB combinés). Un fichier non pris en charge ou trop volumineux est refusé avant d'être stocké, avec un message indiquant ce qui est permis.
• Vous avez envoyé des messages trop rapidement. Si vous envoyez beaucoup de messages en peu de temps, on vous demande d'attendre un moment avant d'en envoyer un autre. La voix a sa propre limite distincte de transcriptions par minute.
• Un enregistrement ne peut pas être transcrit. Un silence, un format audio non pris en charge ou un problème temporaire du service vous donne un message clair et rien n'est envoyé; enregistrez de nouveau ou tapez votre question. Si l'entrée vocale n'a pas encore été activée pour votre cabinet, le micro signale que la fonctionnalité n'est pas offerte.
• La transcription est trop longue. Un message peut compter au plus 2 000 caractères. Si votre transcription revient plus longue, elle apparaît quand même dans la zone de message avec un compteur; raccourcissez-la et le bouton d'envoi se déverrouille. Vos paroles ne sont pas perdues.
• Une action proposée a expiré. Un changement proposé est valide pendant une durée limitée après sa suggestion. Si vous attendez trop longtemps avant de l'approuver, il expire et vous devrez poser votre demande de nouveau.
• Vous avez changé d'idée. Vous pouvez annuler une action proposée à tout moment avant de l'approuver. Rien n'est écrit lorsque vous annulez.
• L'assistant donne une réponse partielle. Si le service a un problème temporaire, l'assistant réessaie et peut retourner une réponse plus courte plutôt que d'échouer complètement.
• WhatsApp ne répond pas. Le canal n'est peut-être pas encore en service, le propriétaire de votre cabinet ne l'a peut-être pas activé, votre forfait ne l'inclut peut-être pas, ou votre numéro n'est pas lié (ou encore en attente; répondez OUI à la demande de confirmation). Si votre compte a été désactivé, le lien est rompu.
• WhatsApp refuse un fichier ou une note vocale. Les mêmes limites que dans l'application s'appliquent sur WhatsApp : PDF ou image d'au plus 10 MB, et une note vocale dans les limites d'enregistrement. Les vidéos et les autocollants ne sont pas pris en charge. Un message vocal dont la transcription dépasse 2 000 caractères est refusé; envoyez-en un plus court.
• Un bouton d'approbation WhatsApp ne fait rien. La proposition a peut-être expiré (30 minutes) ou déjà été utilisée; posez votre demande de nouveau. Si le compte de votre cabinet est en lecture seule, les questions fonctionnent toujours, mais les approbations sont refusées.

Limites#

• L'assistant n'est inclus qu'avec certains forfaits.
• Poser des questions et faire exécuter des changements par l'assistant relèvent de forfaits différents : effectuer des changements (proposer et exécuter des actions d'écriture) exige un forfait supérieur à celui qui permet de poser des questions. Joindre des documents n'exige aucun forfait supplémentaire; cela vient avec l'assistant.
• Il y a une limite au nombre de messages que vous pouvez envoyer dans une courte période.
• Pièces jointes : PDF, JPEG, PNG ou WebP; jusqu'à 10 MB par fichier, 3 fichiers par message, 20 MB combinés. Dans une longue conversation, l'assistant garde en vue les trois documents les plus récents.
• L'entrée vocale peut ne pas être encore offerte : elle est en cours de déploiement et doit être activée pour votre cabinet. Lorsqu'elle est offerte, un enregistrement dure au plus 2 minutes, la transcription suit la langue de votre interface (français ou anglais) et l'audio est supprimé après la transcription; seul le message que vous envoyez est conservé.
• L'accès WhatsApp peut ne pas être encore offert, exige que le propriétaire de votre cabinet l'active et n'est inclus qu'avec certains forfaits (il exige aussi le forfait qui inclut l'assistant). Votre numéro doit être consigné par un gestionnaire et confirmé par vous avant de fonctionner, un numéro appartient à une seule personne sur toute la plateforme, et votre conversation WhatsApp avec l'assistant est conservée séparément de votre conversation dans l'application. Les messages envoyés sur WhatsApp comptent dans la même limite de messages par minute que l'application.