Importer des clients en lot

Transférez votre liste de clients dans ComptaFlow à partir de feuilles de calcul, avec détection des doublons et sans jamais écraser les fiches existantes.

À qui s'adresse ce guide : les propriétaires et les gestionnaires. Les employés ne peuvent pas importer.

Avant de commencer#

• Vous avez besoin d'un forfait qui inclut l'importation par feuille de calcul; la vérification est appliquée sur le serveur, pas seulement masquée dans l'interface.
• Fichiers acceptés : .xlsx, .xls ou .csv, jusqu'à 5 MB chacun.

Étapes#

Une feuille de calcul de clients (l'assistant)#

1. Lancez l'importation depuis la page Clients et téléversez votre feuille de calcul. Le nombre de lignes par importation dépend de votre forfait : 10 en essai, 50 avec le forfait Solo, 500 avec les forfaits supérieurs.
2. Passez en revue les résultats de correspondance. Chaque ligne est comparée à vos clients existants par NEQ d'abord, puis par numéro d'entreprise fédéral, puis par nom d'entreprise normalisé. Une correspondance approximative par nom est seulement signalée à votre attention; elle n'est jamais fusionnée automatiquement.
3. Choisissez une stratégie de fusion pour les lignes correspondant à des clients existants : remplir les champs vides (par défaut, n'écrit que dans les champs vides), source prioritaire ou confirmer chaque champ. Quelle que soit la stratégie, un NEQ, un numéro d'entreprise ou un nom de client existant n'est jamais écrasé.
4. Confirmez. Les nouveaux clients sont créés; les correspondances sont fusionnées de façon non destructive (les contacts s'ajoutent, les indicateurs oui/non ne passent jamais de oui à non, les notes s'ajoutent sous une marque d'importation avec la source et la date).

Plusieurs fiches par client (fiches de coordonnées)#

1. Ouvrez Clients → Importer des fiches et téléversez les fiches de coordonnées des clients (jusqu'à 4 fichiers par lot d'extraction).
2. L'extraction lit chaque fiche. Les valeurs sensibles (NAS, identifiants ClicSÉQUR, accès bancaires) sont lues directement sur le serveur et ne sont jamais transmises à l'IA; seul le reste, caviardé, l'est. Chaque extraction est consignée dans le journal d'audit.
3. Passez en revue le triage : auto (prêt à créer), révision (élément invalide ou incomplet, par exemple un actionnaire sans pourcentage de participation) ou doublon (correspond à un client existant).
4. Confirmez (jusqu'à 50 éléments par lot). Les doublons sont revérifiés au moment de la confirmation contre les données à jour, de sorte qu'une « création » qui s'avère correspondre à un client existant devient une fusion de type remplir les champs vides plutôt qu'un doublon.

Après l'importation#

1. Les clients importés arrivent avec le statut À vérifier, comme tout client ajouté à la main. La liste des clients l'affiche dans sa colonne Confirmation, que vous pouvez filtrer, et tout membre de l'équipe peut confirmer un client depuis sa fiche une fois l'information passée en revue.
2. Paramètres → Administration → Import affiche une alerte Clients à confirmer avec le nombre de clients en attente de confirmation et un lien Voir les clients vers la liste filtrée.

En cas de problème#

• Si vous êtes un employé : tous les chemins d'importation vous sont refusés.
• Si un fichier est rejeté : vérifiez le type (.xlsx/.xls/.csv), la taille de 5 MB et le plafond de lignes de votre forfait; les rejets sont par fichier.
• Si une ligne aboutit en révision : corrigez-la ou confirmez-la à la main; elle ne sera pas créée automatiquement.
• Si vous craignez pour vos données existantes : la fusion n'efface jamais rien. Les identifiants enregistrés ne sont jamais touchés par les importations, et les identifiants déjà au dossier ont préséance sur la feuille de calcul.

Limites#

• L'importation est réservée aux propriétaires et gestionnaires et exige la fonctionnalité d'importation par feuille de calcul du forfait.
• Plafonds de lignes de l'assistant par forfait : essai 10, Solo 50, forfaits supérieurs 500.
• Fiches de coordonnées : 4 fichiers par lot d'extraction, 50 éléments par lot de confirmation, 60 extractions par minute.
• Les fichiers doivent être non vides et d'au plus 5 MB.