Exécuter des rapports et exporter les données

Consultez les analyses du cabinet (charge de travail, échéances, risque client, ponctualité) et exportez les chiffres qui les sous-tendent.

À qui s'adresse ce guide : les propriétaires et les gestionnaires. Les employés voient les rapports seulement si le propriétaire du cabinet accorde des permissions de rapports à leur rôle.

Avant de commencer#

• Vous devez être connecté. Les rapports couvrent uniquement les données de votre propre cabinet.
• Ce que vous voyez dépend de deux choses : les permissions de rapports de votre rôle (définies par le propriétaire du cabinet; le propriétaire voit toujours tout) et le forfait de votre cabinet (certains rapports et formats d'exportation nomment le forfait qui les débloque).

Étapes#

1. Ouvrez la page Rapports. Vous arrivez sur le premier onglet que votre rôle peut voir. Il y a cinq onglets : Aperçu, Charge de travail, Échéances, Clients et Performance.
2. Consultez l'onglet dont vous avez besoin :
   • Aperçu : la santé du cabinet en ce moment (tâches actives et en retard, taux de complétion du mois courant, nombre moyen de jours pour compléter sur les 30 derniers jours), plus les tâches bloquées (travail en attente d'un client ou pas encore commencé, dû dans les 14 jours).
   • Charge de travail : comment le travail est réparti dans l'équipe. Les tâches non assignées sont comptées séparément, et quiconque porte plus de 20 % de toutes les tâches en retard est signalé.
   • Échéances : les échéances des 60 prochains jours en quatre fenêtres (cette semaine, la semaine prochaine, ce mois-ci, le mois prochain), regroupées par type de tâche pour faire ressortir les pointes saisonnières.
   • Clients : les clients classés selon le frein opérationnel qu'ils causent, soit un score de risque bâti à partir du travail en retard, des tâches en attente du client et des complétions plus lentes que la moyenne, étiqueté élevé, moyen ou faible.
   • Performance : le taux de ponctualité par type de tâche sur les 12 derniers mois (tout ce qui est sous 90 % est signalé), une tendance de productivité sur 12 mois comparant le mois courant au mois précédent, et un aperçu de conformité couvrant cinq catégories réparties entre fédéral et provincial.
3. Pour exporter, utilisez le bouton d'exportation d'un rapport et choisissez un format : CSV, Excel ou PDF. Les formats que votre forfait n'inclut pas apparaissent verrouillés.

En cas de problème#

• Si vous voyez « Vous n'avez pas accès aux rapports » au lieu des rapports : votre rôle n'a aucune permission de rapports. Le propriétaire du cabinet peut accorder l'accès aux rapports par rôle dans les paramètres.
• Si un rapport affiche un avis de mise à niveau au lieu des données : ce rapport n'est pas inclus dans le forfait de votre cabinet; l'avis nomme le forfait qui l'inclut.
• Si le bouton d'exportation est désactivé ou qu'un format est verrouillé : votre forfait n'inclut aucun format d'exportation (ou pas celui-là). CSV et Excel sont offerts à partir d'un forfait inférieur à celui exigé pour le PDF.
• Si l'exportation ne produit rien mais affiche un avertissement : le rapport compte zéro ligne; un fichier vide n'est jamais produit.

Limites#

• Les employés n'ont aucun accès aux rapports par défaut; l'accès est accordé par rôle par le propriétaire du cabinet.
• Les chiffres des rapports comptent uniquement les tâches que la portée de visibilité des tâches de votre rôle vous permet de voir (la portée par défaut est toutes les tâches du cabinet, donc les chiffres correspondent à l'ensemble du cabinet à moins que votre propriétaire l'ait restreinte).
• Les fenêtres des rapports sont volontairement bornées : le temps moyen de complétion regarde les 30 derniers jours, la performance et la productivité les 12 derniers mois, et la santé des clients les 24 derniers mois.
• Ponctuel signifie complété au plus tard à la date d'échéance.

Référence#