Faire la saison des impôts des particuliers (T1/TP-1)

Suivez la déclaration d'une famille du moment où elle entre au bureau jusqu'à la transmission et au paiement, avec toutes les personnes au dossier et ce qu'elle vous doit.

Pour qui : les gestionnaires et les propriétaires qui mènent la saison T1; les employés utilisent les mêmes vues pour leur part du travail.

Pourquoi c'est important : les impôts des particuliers restent séparés du travail d'entreprise du début à la fin, pour que quelques centaines de dossiers familiaux n'enterrent pas la liste des clients d'entreprise, et que les obligations d'entreprise n'encombrent pas la saison des impôts.

Avant de commencer#

• Vous devez être connecté. Vous voyez uniquement les clients de votre propre cabinet.
• Une famille est un seul dossier, pas un client par personne. Un dossier, un statut, un prix pour le ménage.
• La création et la modification des clients sont réservées aux propriétaires et aux gestionnaires, sauf si votre cabinet a accordé le droit à d'autres rôles.

Étapes#

1. Ouvrez la page Clients et passez à l'onglet Particuliers. C'est le registre des impôts des particuliers; l'onglet Entreprises contient le reste du travail du cabinet, et Tous affiche les deux.
2. Cliquez sur Nouveau dossier famille. Entrez le nom de la famille, au besoin un téléphone, la date de réception des documents et l'année d'imposition. Ajoutez une ligne par personne qui produit une déclaration, avec son nom et son numéro d'assurance sociale si vous l'avez. Les lignes vides sont ignorées : vous pourrez compléter plus tard.
3. Enregistrez. Le dossier familial est créé, l'impôt des particuliers est activé pour lui, et la tâche de l'année apparaît dans le Suivi. Vous arrivez sur l'onglet Déclarations du dossier.
4. Dans l'onglet Déclarations, utilisez les flèches d'année pour passer d'une année à l'autre. Chaque année est indépendante : ce que vous inscrivez pour une année ne modifie jamais une autre.
5. Cliquez sur Ajouter un contribuable pour inscrire une autre personne au dossier. Cochez Produit une déclaration pour toute personne qui produit, et entrez son NAS, ou son NII s'il s'agit d'un nouvel arrivant qui n'a pas encore de NAS. Laissez la case décochée pour un enfant à charge qui ne produit pas de déclaration : son nom et sa date de naissance suffisent, et aucun numéro n'est demandé.
6. Ouvrez une déclaration avec l'icône de crayon pour inscrire le détail de l'année :
   • Les situations fiscales, en cochant tout ce qui s'applique. Une même déclaration peut en combiner plusieurs, par exemple un aîné avec des revenus de location qui est aussi travailleur autonome.
   • Le statut de résidence, y compris résident une partie de l'année pour un nouvel arrivant ou une personne qui a quitté le Canada.
   • Le conjoint pour cette année, et les personnes à charge que la déclaration réclame.
   • Des notes en texte libre.
7. Liez la famille à l'entreprise d'où proviennent ses documents. Au-dessus des onglets, utilisez Clients liés, choisissez l'entreprise et étiquetez le lien dans vos propres mots, par exemple « T4 — Shawarma MTL ». La pastille apparaît sur les deux dossiers et vous y amène en un clic.
8. Suivez la saison dans le Suivi : ouvrez le service d'impôt des particuliers pour obtenir une ligne par famille, avec les colonnes de l'aide-mémoire pour les étapes que vous franchissez, et les colonnes de prix et de paiement décrites ci-dessous.

Inscrire ce que le client doit#

Dans la grille des impôts des particuliers, la colonne Prix / Paiement se remplit directement dans la ligne. Une ligne où un prix est inscrit et où le paiement est absent ou insuffisant affiche une pastille Impayé, et trier la colonne fait remonter les déclarations impayées : c'est la liste de ceux qui vous doivent encore de l'argent.

Si vous facturez la déclaration, la facture prend le relais : les montants ne sont plus modifiables dans la grille et la pastille suit le statut de la facture. Tant que la déclaration n'est pas facturée, ce sont les colonnes de la grille qui font foi.

Ce qui peut clocher#

• Si une personne a déjà une déclaration pour cette année : un message vous en avise et aucune deuxième déclaration n'est créée. Une personne a une seule déclaration par année d'imposition.
• Si vous essayez de supprimer un dossier familial qui a des déclarations : la suppression est bloquée et la raison vous est expliquée, pour qu'un historique produit ne soit jamais perdu par accident. Retirez d'abord les déclarations si vous voulez vraiment supprimer le dossier.
• Si vous supprimez un client lié : le lien disparaît avec lui. Un lien ne bloque jamais une suppression.
• Si un numéro semble erroné à la saisie : les formats du NAS et du NII sont vérifiés avant l'enregistrement, et rien n'est enregistré tant que la saisie n'est pas valide.

Quand la situation d'une famille change#

Inscrivez le changement sur l'année où il s'est produit et laissez les années antérieures intactes. Une séparation s'inscrit en plaçant la déclaration de l'année suivante sous un autre dossier familial : l'année antérieure conserve le ménage exactement tel qu'il a été produit. Il en va de même pour une personne qui arrive en cours d'année, qui quitte le pays ou qui décède : chacune est une situation inscrite sur la déclaration de cette année-là.

Limites#

• Un dossier familial est un seul enregistrement client. Les personnes qui y figurent ne sont pas des clients distincts et n'apparaissent donc pas seules dans la liste des clients.
• Les numéros d'assurance sociale et les numéros d'identification-impôt sont chiffrés et affichés masqués, avec seulement les trois derniers chiffres visibles. L'affichage d'un numéro complet est inscrit au journal d'accès de votre cabinet.
• Un enfant à charge qui ne produit pas de déclaration n'a aucun numéro inscrit.
• Les colonnes de prix et de paiement sont informatives. Elles ne produisent pas de facture; la facturation est une fonction distincte, offerte à partir des forfaits Pro.